I enlighet med Allmänna dataskyddsförordningen, GDPR (General Data Protection Regulation). Vill vi uppmärksamma dig om vilka personuppgifter vi behandlar, hur vi behandlar dom och varför. Nedan finner ni svaren på dessa frågor.
Vad innebär Karlskoga folkhögskolas personuppgiftspolicy?
Karlskoga folkhögskola bedriver verksamhet inom folkbildning, kurs- och konferens, läger, restaurang/catering och vandrarhem. I denna personuppgiftspolicy finns information om hur personuppgifter som samlas in behandlas av Karlskoga folkhögskola för att uppfylla verksamhetens åtaganden. Karlskoga folkhögskola samlar in och behandlar endast de personuppgifter som är nödvändiga för att kunna bedriva verksamheten.
Personuppgifterna behandlas i enlighet med Allmänna dataskyddsförordningen, GDPR.
Vilka personuppgifter behandlas och varför behövs de?
Karlskoga folkhögskola lagrar och behandlar sina studerandes, anställdas och kunders personuppgifter: namn, personnummer, postadress, telefonnummer och e-postadress.
Gällande våra studerande registreras utöver namn, personnummer, adress och kontaktuppgifter även funktionshinder, genomförda kurser, satta studieomdömen, uppnådda behörigheter och uppnådda studieresultat. Dessa uppgifter rapporteras till berörda myndigheter och organisationer utifrån folkhögskolornas rapporteringsplan. Syftet med behandlingen är att kunna fullgöra Karlskoga folkhögskolas uppdrag gentemot staten och regionerna och ha en fungerande administration.
När det gäller kunder på övrig verksamhet: konferens, restaurang eller vandrarhem, lagrar Karlskoga folkhögskola de personuppgifter som behövs enligt bokföringslagen samt för att kunna hantera vårt kundregister. Dessa gallras enligt gällande lagrum eller vid inaktualitet.
Varifrån har vi fått de personuppgifter som lagras?
Om du är sökande till eller studerande vid Karlskoga folkhögskola har vi har fått dina uppgifter från dig i samband med din ansökan. Om du studerar på skolan uppdateras dina uppgifter automatiskt genom SPAR, Statens personadressregister. Det är nödvändigt för skolan att ha tillgång till dina personuppgifter om du ska studera här. Om du inte vill att skolan hanterar dina personuppgifter kan du inte antas som studerande eftersom vi då inte kan erhålla de statsbidrag för dig med vilka skolverksamheten finansieras.
Om du är kund på konferens, restaurang eller vandrarhemmet har du delgett oss dina personuppgifter i din kontakt med vår verksamhet. Om du väljer att inte delge Karlskoga folkhögskola dina personuppgifter kan situationen uppstå att du inte kan vara kund hos oss eftersom visst underlag behövs för bokföring, fakturering/kravhantering och statistik. Detta bedöms i varje enskilt fall utifrån vilka personuppgifter du vill lämna ut och vilken av våra tjänster du önskar nyttja.
Karlskoga folkhögskola tillämpar vid var tid gällande integritetslagstiftning vid all behandling av personuppgifter.
Vilken rättslig grund har skolan för behandling av personuppgifter?
Om du studerar på Karlskoga folkhögskola är den rättsliga grunden för att behandla dina personuppgifter allmänt intresse och myndighetsutövning, eftersom vi som utbildningsanordnare är skyldiga att rapportera in uppgifter om våra studerande till olika myndigheter samt utfärda och arkivera behörighets- och studieintyg.
Om du är kund på vår övriga verksamhet är den rättsliga grunden för att behandla dina personuppgifter samtycke och du har när som helst rätt att återkalla ditt samtycke.
Hur länge sparas lagrade personuppgifter?
Dina uppgifter kommer att sparas så länge de behövs och därefter gallras de. Uppgifter om studerandes genomförda kurser, satta studieomdömen, uppnådda behörigheter och uppnådda studieresultat lagras för all framtid. De lagras först under 20 år på Karlskoga folkhögskola och därefter arkiveras de på Karlskoga kommun- och folkrörelsearkiv.
Övriga personuppgifter rensas vid inaktualitet såvida de inte behöver lagras på grund av lag- eller myndighetskrav.
Delas personuppgifterna med någon annan verksamhet?
De personuppgifter Karlskoga folkhögskola behandlar om dig som är studerande delas med Centrala studiestödsnämnden, Folkbildningsrådet, Statistiska centralbyrån och den region du är folkbokförd i. Vi kommer aldrig att överföra dina uppgifter till ett land utanför EU.
Vårt register över kunder på konferens, restaurang och vandrarhem delas inte.
Hur hanteras personuppgifter för personer med skyddade personuppgifter?
När en person som har skyddad folkbokföring eller sekretessmarkering vill ansöka till skolan ska denne kontakta skoladministratören/dataskyddsombudet, se kontaktuppgifter nedan, för att tillsammans komma överens om ett fingerat namn. I skolans register finns de korrekta uppgifterna inlagda i en sekretessmodul som endast skoladministratören kan se och hantera. De fingerade personuppgifterna finns också registrerade och det är dessa som övrig personal på skolan har tillgång till.
Hur gör man för att ställa frågor eller begära ut uppgifter från skolan?
Personuppgiftsansvarig är Karlskoga folkhögskola org. nr 876400-0876, och kontaktperson/dataskyddsombud är skoladministratör Sofia Seger.
Du är välkommen att kontakta oss om du vill ha ut information om de uppgifter vi har om dig, för att begära rättelse, överföring eller för att begära att vi begränsar behandlingen, för att göra invändningar eller begära radering av dina uppgifter. Detta gör du enklast genom att kontakta oss via mail: info@karlskogafhs.se eller telefon 0586-646 00. Vårt dataskyddsombud Sofia Seger når du på sofia.seger@karlskogafhs.se eller 0586-646 06. För att kunna ta del av handlingar behöver du uppvisa giltig legitimation. Om du har klagomål på vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att klaga hos tillsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigheten. https://www.imy.se/